Организация времени

Содержание
  1. Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем
  2. 21 совет по управлению временем
  3. 1. Главное внимание главным вещам
  4. 2. Научитесь говорить «нет»
  5. 3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов
  6. 4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче
  7. 5. Начните раньше
  8. 6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали
  9. 7. Превращайте в привычку регулярные задачи
  10. 8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры
  11. 9. Определяйте временной лимит для каждой задачи
  12. 10. Оставляйте временной зазор между задачами
  13. 11. Не думайте о тотальности списка ваших дел
  14. 12. Физические упражнения и питание
  15. 13. Делайте меньше
  16. 14. Используйте выходные, но не переусердствуйте
  17. 15. Систематизируйте процесс
  18. 16. Заполняйте свободное время
  19. 17. Изолируйтесь
  20. 18. Придерживайтесь плана действий
  21. 19. Связанные задачи выполняйте вместе
  22. 20. Находите время для тишины
  23. 21. Исключайте несущественное
  24. И последний совет (очень важный)
  25. 25 работающих техник тайм-менеджмента
  26. 1. Анализ ABC
  27. 2. Матрица Эйзенхауэра
  28. 3. Метод Парето
  29. 4. Список всех дел
  30. 6. Ведите ежедневники
  31. 7. Правильные инструменты
  32. 8. Техника «Хронометраж»
  33. 9. Формула 10-3-2-1-0
  34. 10. Диаграмма Ганта
  35. 11. Техника помидора
  36. 13. Метод салями
  37. 14. Делегирование
  38. 15. Соблюдайте этапность дел
  39. 16. Хотя бы 10 минут
  40. 17. «Найденное время»
  41. 18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать
  42. 20. Разделите рабочее время на блоки
  43. 21. Установите дедлайны для всего
  44. 22. Погружение в работу
  45. 23. Говорите “нет”
  46. 24. Боритесь с «тиранией срочного»
  47. 25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса
  48. Организация времени. Способы тайм-менеджмента
  49. Почему не любят тайм-менеджмент?
  50. Способы тайм-менеджмента
  51. Тайм-менеджмент — это удобно
  52. Где правда?
  53. 2 простых способа организации времени
  54. О техниках
  55. Делим свои дела
  56. Кто и кем управляет?
  57. В заключении
  58. Тайм-менеджмент – управление временем, или Как научиться все успевать
  59. Основы
  60. Матрица Дуайта Эйзенхауэра
  61. Важные срочные
  62. Важные несрочные
  63. Неважные срочные
  64. Несрочные неважные
  65. Учимся говорить «нет»
  66. Правило «повозки и лошади»
  67. «Поедание слона»
  68. Техника «швейцарский сыр»
  69. 10 идей по организации времени для спонтанных людей
  70. 1. Изучите свои природные ритмы
  71. 2. Сканируйте ситуацию и скрытые в ней возможности
  72. 3. Выделите три самых важных дела на день
  73. 4. Синхронизируйте нужные программы на телефоне и компьютере
  74. 5. Помните: вы планируете не для кого-то, а для себя
  75. 6. Визуализируйте
  76. 7. Выполняйте огромное количество дел
  77. 8. Двигайтесь к большим целям по шагам
  78. 9. Занимайтесь спортом
  79. 10. Получайте удовольствие!

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

Организация времени

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет»

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Источник: https://cameralabs.org/4979-tajm-menedzhment-21-sovet-kak-effektivno-upravlyat-svoim-vremenem

25 работающих техник тайм-менеджмента

Организация времени

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/

Организация времени. Способы тайм-менеджмента

Организация времени

Организация времени — это все тот же, кому-то уже поднадоевший тайм-менеджмент. Друзья, у вас хорошо получается правильно организовать свое время и время других людей, с которыми вместе необходимо работать? Согласитесь, что от правильного управления своим временем зависит, насколько успешно будет выполнены задачи и достигнуты цели.

Вы наверное знаете, что успешные люди успевают сделать намного больше, чем те из нас, кто не задумывается еще об этом. Да, они владеют особыми техниками, которые позволяют им добиваться больше, это не секрет. Секрет в том, что хотя и есть общепризнанные методы и способы управления временем, у каждого из них — свои, те которые эффективно срабатывают именно у них.

Эти способы наработаны временем, опытом и практикой. Проверку временем, водой, огнем и медными трубами прошли различные советы и рекомендации от гуру тайм-менеджмента, но выстояли и остались только те, которые соответствуют целям и задачам конкретного человека, его физическому и нравственному состоянию, его возможностям и видению.

Почему не любят тайм-менеджмент?

Очень часто люди не начинают заниматься тайм-менеджментом, так как думают, что придется делать все по часам.

Я помню, когда была необходимость протестировать время сотрудников для анализа и прогноза продаж, почти все менеджеры в штыки встретили распоряжение расписать свой рабочий день практически поминутно, выполнить хронометраж, в качестве однодневного эксперимента. Замечу, что в то время, 2007 год, ко многим организационным моментам относились с таким же негативом и пренебрежением.

А нужно было всего лишь выяснить — куда уходит время и что нужно сделать, чтобы не терять его напрасно. Первый эксперимент, конечно, не удался таким, как задумывался, но все же определенную пользу и порцию информации руководителям принес.

Способы тайм-менеджмента

Я для себя уяснила, что на этом этапе важно поручать сотрудникам краткосрочные задачи — те, на выполнение которых может уйти полтора-два часа рабочего времени.

То есть, если есть большая задача, то лучше разбить ее на части и выполнять отчитываться по ней поэтапно. Этот способ называется «Съешь слона по кусочку», и знаете, он отлично работает.

Кстати, о нем вы можете прочитать в моей статье «Как повысить свою работоспособность или как съесть на завтрак лягушку».

Такой прием можно применять не только на работе, но и в повседневной жизни, постараться с детства приучать к нему своих детей. Измерили — проанализировали — спланировали — выполнили — проанализировали. Несколько шагов на начальном этапе и многократное повторение приведут к выполнению действий на автомате, через какое-то время станет привычкой и будет выполняться на подсознательном уровне.

Тайм-менеджмент — это удобно

Вообще, тайм-менеджмент — очень гибкая и удобная вещь. Его можно и нужно настраивать под себя.

Зачастую организация времени требуется исключительно в тех случаях, когда мы делаем, потому что надо, замечали? Вроде бы и дело интересное, но может немного поднадоело, может настроение или самочувствие не подходящее, может быть просто лень, вот тогда приходится включать внутренние механизмы самодисциплины, настраивать мотивацию на нужный уровень и контролировать свою деятельность.

А когда этим не приходится заниматься, вспомнили? В двух случаях: когда лень и безделье полное, и когда мы настолько увлечены работой или делом, что не замечаем, как несется время. В таких случаях говорят: «Не успел оглянуться, а рабочий день закончился».

Где правда?

Истина всегда где-то находится посередине, тем не менее, если какие-то рекомендации помогают быть эффективнее одному человеку, то они могут быть эффективными еще хотя бы для нескольких человек.

Сейчас мы не будем обсуждать, как организовать свое время, когда нас одолела лень-матушка, или когда в душе горит энтузиазм.

Я поделюсь с вами двумя простыми способами, которые могут быть для вас эффективными, когда работать просто надо.

2 простых способа организации времени

Первый способ:

Просто делать.

Второй способ:

Просто делать чаще перерывы.

Улыбаетесь? Вижу ваше непонимание… На самом деле, друзья, способы проверены временем. Уверяю, что для кого-то из вас они будут спасательным кругом в нужный момент.

Лучше делайте больше перерывов, можно через пятнадцать минут, можно через 10 или 5 минут, но даже в этом случае, вы будете двигаться вперед, а не стоять на месте.

Вы не заметите, как втянетесь в работу и перерывы вам уже будут не нужны.

О техниках

Это очень простые способы для организации своего времени. Я знаю, что применяя различные техники тайм-менеджмента, такие как планирование задач, деление дел на важные и срочные, техника «помидора», ведение ежедневника, использование онлайн-сервисов — планировщиков дел и т. д., в результате будут значительно ускорять нашу деятельность, это бесспорно.

Но все же надо найти главное, к чему прислушивается ваш организм, и не сильно сопротивляется сознание. Найти то, что будет помогать именно вам.

Делим свои дела

Давайте вспомним еще раз, что все наши дела можно разделить на 4 группы:

  • Срочные — Важные
  • Важные — Не срочные
  • Срочные — Не важные
  • Не срочные — Не важные

Найдите информацию об этом методе Эйзенхауэра, и научитесь применять его при планировании. И делайте в первую очередь Главные вещи: срочные и важные.

Этот метод мне очень помог справиться с огромной текучкой дел, которым не было конца и края в то время, когда я работала руководителем филиала рекламной компании, и одновременно велась работа над несколькими равнозначными по важности направлениями.

Кто и кем управляет?

Постепенно становилось понятно, что уже не текучка мной управляет, а я управляю делами и успешно организовываю свое время.

Вовремя помогли советы Артема Фарьевича про «обезьянку», которую менеджеры постоянно сажали на мою шею, я научилась возвращать им их же «обезьянку», они должны были сами с ней договориться.

Научилась вовремя говорить «нет», отказывать, не обижая другого человека, вежливо закончить разговор, если понимала, что он крадет мое время.

Друзья, все это очень интересно, на самом деле. Сейчас, порой, даже сложно понять, что более эффективно действует при решении и выполнении тех или иных задач. Важно понять, что у вас будут работать свои собственные методы, которые окажутся эффективными именно для вас.

Когда понимаешь, что умеешь ценить свое время и время других людей, становится понятно, что ты начинаешь больше успевать за то же время, что и раньше. Ты понемногу овладеваешь искусством тайм-менеджмента, главная задача которого — организация времени.

В заключении

Друзья, нужно всегда помнить, если начинается перегруз, можно остановиться и сделать глубокий вдох и выдох. Тоже отличное средство — помогает! Нам всегда хочется равновесия: и душевного, и физического, и материального… Наша жизнь напрямую зависит от качества нашего времени, которое мы уделяем работе, семье, друзьям, путешествиям.

Когда мы знаем, ради чего мы работаем над собственной личной эффективностью, а это безусловно мы сами и самые дорогие люди в нашей жизни, без всякого сомнения, качество нашей жизни будет улучшаться. А это именно то, ради чего стоить жить, творить и достигать баланса между здоровьем, богатством и счастьем.

Другие, не менее интересные статьи вы сможете найти здесь>>>. Буду признательна, если поделитесь простыми способами со своими друзьями.

На десерт — оригинальный и увлекательный способ организации своих дел. Даже если вы не знаете английский — вам будет все понятно. Смотрите!

“Успевайте больше за меньшее время вместе с 

Источник: https://kopilkasovetov.com/lichnaya-effektivnost/organizatsiya-vremeni-prostyie-sposobyi

Тайм-менеджмент – управление временем, или Как научиться все успевать

Организация времени

В переводе с английского «тайм-менеджмент» – управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент – это учет и оперативное планирование.

Философия и практика управления временем – относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми.

Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит – он и тайм-менеджмент – две противоположные вещи.

Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

  • оптимизация времени;
  • планирование дня;
  • учет времени;
  • организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и расставлять приоритеты незаменимыми навыками успешного человека.

Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела – важны».

Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

  1. Важные срочные.
  2. Неважные срочные.
  3. Несрочные важные.
  4. Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер.

Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы.

Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?

Важные срочные

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются жизненно важными и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность – основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение.

Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.).

Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия.

У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте – управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники.

Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать.

Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Несрочные неважные

Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени.

Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, и т.д.

с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.

Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред – в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу – время, потехе – час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.

Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы.

Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе – ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда.

Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.

Правило «повозки и лошади»

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше.

Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число – женщины) уверены, что хорошо трудиться – значит много трудиться.

Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать тайм-менеджмент (управление временем) – стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения – сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами».

Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем – разделение животного на «бифштексы».

Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

Источник: http://fb.ru/article/327605/taym-menedjment---upravlenie-vremenem-ili-kak-nauchitsya-vse-uspevat

10 идей по организации времени для спонтанных людей

Организация времени

Когда речь заходит о тайм-менеджменте, я часто слышу: «Да что этот тайм-менеджмент! Сколько раз я пробовал вести ежедневник и всё планировать — у меня это не работает. Всё происходит так, как происходит».

Знакомая ситуация? А ещё вы:

  • недоумеваете от того, как люди могут работать восемь часов в одинаковом режиме, занимаясь одним делом;
  • составляя чёткое расписание на день, никогда не живёте по нему, всё меняете на ходу;
  • ведёте несколько тетрадок, блокнотов, cписков — это вам как-то помогает, но не очень;
  • не можете работать в плохом настроении и довольно спонтанны;
  • не любите долго заниматься чем-то одним, любите перемены;
  • с трудом работаете потому, что надо, но в состоянии «хочу» готовы свернуть горы;
  • начинаете наконец-то что-то делать с приближением дедлайна (сесть за важный проект ночью накануне его сдачи — вполне в вашем духе);
  • достигаете свои цели обычно позже, чем задумали, и в процессе изучаете или перебираете массу вариантов;
  • нуждаетесь в особом настрое, чашечке кофе или звонке другу, чтобы приступить к делу (это особые ритуалы, которые настраивают вас на работу);
  • считаете скучным жить по плану.

Поздравляю! Всё это говорит о том, что вы особенный человек. Карьерный коуч Эмили Вапник в своём выступлении на TED называет таких людей, как вы, мультипотенциалами. А Барбара Шер, автор ряда бестселлеров, в числе которых «Отказываюсь выбирать», говорит о том, что вы человек-сканер.

В психологии разные типы личности впервые описал швейцарский психиатр Карл Густав Юнг. Затем его идеи были дополнены американками Изабель Майерс и Катариной Бриггс — создательницами известной системы MBTI. А на постсоветском пространстве из идей Юнга возникла соционика.

В этих подходах выделяют всего 16 типов людей (и только половина из них будут спонтанными, более подробно о типах личности вы можете узнать из журнала).

У каждого человека есть свой индивидуальный личностный стиль на базе определённого соотношения восьми характеристик:

  • экстраверсии — интроверсии;
  • ощущения — интуиции;
  • логики — чувства;
  • суждения — восприятия.

В совокупности эти характеристики личности объясняют, почему мы живём и действуем определённым образом, как именно проявляется наша уникальность и в каком направлении нам интересно раскрыть свой потенциал.

Тип личностиENFP (коммуникатор, журналист)ISTJ (организатор, опекун)
ХарактеристикиЕ (Extraversion) — экстраверт;N (iNtuition) — интуит;F (Feeling) — чувствующий;

P (Perception) — воспринимающий

I (Introversion) — интроверт;S (Sensing) — ощущающий;T (Thinking) — мыслящий;

J (Judging) — упорядочивающий

Ключевые качества и особенностиДружелюбие, хорошее воображение, яркость, эмоциональность, энергия, вдохновение, выразительность, генерация идей, риск, впечатлительность, открытостьСправедливость, прагматичность, объективность, логичность, последовательность, исполнительность, аккуратность, точность, детальность

Человек слева — это сканер. Активный, энергичный, общительный, творческий супермультипотенциал. Людей такого типа много среди дизайнеров, журналистов, ведущих, а также в психологии и HR. Их основная направленность — это вдохновение, общение, связи между людьми.

Человек справа — это полная противоположность мультипотенциалу. Скрупулёзный, организованный, методичный. Человек данного типа может оказаться и инженером-программистом, и руководителем. Его основная направленность — наводить порядок и структурировать систему.

Как вы понимаете, это два абсолютно разных типа людей. Людям из второй колонки и в голову не придёт переделывать себя и становиться такими, как люди первого типа.

А вот спонтанные люди из первой колонки, следуя шаблонным представлениям о том, что важно быть организованным и последовательным, рискуют растерять всю энергию для реализации мультипотенциала, если будут стремиться переделать себя.

Вместо этого стоит осознать свои достоинства и научиться управлять своим миром и бесконечными желаниями. Чтобы обуздать стихию хаоса вокруг вас, используйте подходящие приёмы организации времени.

1. Изучите свои природные ритмы

Работать восемь часов подряд монотонно и эффективно — это не про вас. В течение дня всегда есть пики, когда ваш мотор работает на полную, и есть провалы, когда творческая энергия на нуле.

Понаблюдайте за собой как минимум неделю и ответьте себе, на какое время (утро, день, вечер) у вас приходится подъём сил, какие задачи вызывают прилив энергии, а какие — спад.

Организуйте свою жизнь так, чтобы учитывать природные ритмы.

В продуктивные периоды решайте сложные и важные задачи, двигающие вас вперёд, а в очевидные периоды спада переключитесь, отдохните и наберитесь сил для нового витка или займитесь решением более простых рутинных задач.

2. Сканируйте ситуацию и скрытые в ней возможности

Бывают периоды, когда всё идёт со скрипом. А есть, наоборот, удачные моменты, когда результат превосходит любые ожидания. Ваш талант в том, чтобы использовать актуальную ситуацию, а не жёсткий план.

Доверяйте себе: если чувствуете, что именно сейчас настало время для какого-то дела, звонка, встречи, знакомства — следуйте порыву, а не ждите запланированного часа.

3. Выделите три самых важных дела на день

Это поможет быть эффективным ежедневно и двигаться к нужным целям в долгосрочной перспективе. Утром запишите на листке и поместите перед собой три главных дела на день.

Выполняйте их в любом порядке, но к концу дня проверьте себя: все три задачи должны быть обязательно сделаны.

Так вы привыкнете к осознанности, не будете терять фокус и уводить внимание от главного, а в конце месяца поймёте, как здорово продвинулись.

4. Синхронизируйте нужные программы на телефоне и компьютере

Записали дело в ежедневник, а его нет под рукой, и вы не можете сказать, свободны ли для встречи. Занесли заметку в ноутбук, на встречу поехали с ежедневником, в котором время не записано, и в итоге снова не знаете своих временных возможностей.

Используйте технологии во благо: любые встречи, мероприятия с привязкой ко времени фиксируйте в календаре, а не в заметках или напоминаниях.

Вы сразу видите свою занятость в рамках недели, месяца, года, вам легче планировать и договариваться с другими.

Обязательно настройте доступ к календарю на компьютере и на телефоне. Так у вас будет под рукой расписание, а автоматические уведомления позволят готовиться ко всему заранее и не опаздывать.

5. Помните: вы планируете не для кого-то, а для себя

Cписки дел можно вести в телефоне, в ежедневнике, на компьютере или даже в голове. Всё зависит от вашей сферы деятельности.

Любите писать в тетради — купите маленький блокнот и носите его с собой. Испытываете интерес к приложениям на смартфоне — используйте их для организации дел. Не считаете нужным планировать домашние дела — делайте это от случая к случаю.

Определите набор удобных инструментов под свои потребности и не используйте варианты, не свойственные вам. Помните, что не существует эталонов в планировании, ваша система организации задач должна быть удобна прежде всего вам.

6. Визуализируйте

Приятный творческий метод, который даёт возможность увидеть целостную картину проекта и структурировать собственные мысли, выделить главное и важное.

https://www.youtube.com/watch?v=ebTaF9rfh38

Хотите попробовать нарисовать карту мыслей прямо сейчас? Выполните упражнение.

Возьмите лист бумаги. В центре напишите «я» и обведите в кружочек. Теперь напишите и обведите в кружочек все важные для вас сферы жизни и интересы, например: работа, здоровье, семья, спорт, финансы, личное дело, обучение и так далее — то, что является главным именно для вас. Теперь запишите по 2–3 намерения в каждом из пунктов.

Затем установите взаимосвязи. Например, спорт связан со здоровьем, финансы — с работой и обучением.

Всего 5–10 минут, и перед вами наглядная карта ваших интересов и направления движения. Вы можете применять технику интеллект-карт для структурирования любых процессов и задач. Можно рисовать от руки либо создавать карты в специальных приложениях, например в Coogle, Xmind или MindMeister.

7. Выполняйте огромное количество дел

Так много интересов, того, что хочется успеть! Но как сделать всё? Попробуйте систему «Автофокуc» от Макса Фостера. Она отлично подходит для спонтанных людей, поскольку учитывает личностные особенности: нелюбовь к жёстким планам; способность к эффективной работе, когда дело нравится; наличие огромного количества интересов и разнообразных задач.

Как это работает:

  1. Возьмите блокнот или тетрадь в линейку. Наиболее удобны для работы страницы, на которых 25–30 линий.
  2. Запишите абсолютно все дела, которые вы хотели бы сделать. Одна строка — одно дело. Личные, рабочие, маленькие, большие дела — не имеет значения, вам нужно выписать всё, что есть на данный момент в сознании. Когда появляются новые идеи и задачи, записывайте их на последнюю строку.
  3. Теперь, когда все дела находятся в одной тетради, приступайте к работе над задачами. Построчно сканируйте взглядом список дел. В тот момент, когда ощутите интерес, желание выполнить какую-то задачу, принимайтесь за неё. Это и называется «Автофокус» — фокусирование сознания на том, что действительно имеет значение в данный момент.
  4. Если вы начали дело и выполнили его до конца, вычеркните его из списка. Если начали, но не доделали, зачеркните на прежнем месте и впишите его в последнюю пустую строку.
  5. Если вы решили отказаться от выполнения какого-либо дела, выделите его маркером (затем сможете проанализировать, что это за задачи).
  6. Когда все задачи на странице выполнены, поставьте сверху крестик.

Попробуйте, это потрясающий метод.

8. Двигайтесь к большим целям по шагам

Для достижений больших и отдалённых целей или при работе над сложными проектами важно заранее представлять, что, когда и в каком объёме вам предстоит сделать.

Согласитесь, что без надлежащей подготовки не удастся достичь чего-то значимого, например купить квартиру, сменить профессию, организовать конференцию или написать книгу.

Но стоит разбить такие большие цели на задачи и подзадачи, как они кажутся вполне выполнимыми.

Для тех, кто любит рисовать, хорошо работает визуализация цели в виде линии времени. Вы ставите точку A (это ваше текущее положение) и точку B с обозначением цели и срока. На линии вы отмечаете основные этапы проекта и даты. Это будет мотивировать вас уложиться в срок, дело будет гарантированно двигаться.

9. Занимайтесь спортом

Парадоксально? При чём тут тайм-менеджмент, скажете вы. И будете не правы. Многие гуру эффективности говорят о том, что именно занятия спортом позволяют им оставаться в форме, получать жизненную энергию для достижения целей.

Cпорт учит нас преодолевать препятствия и расти над собой, физические нагрузки повышают выносливость, за счёт регулярных занятий развивается сила воли. В результате опыт спортивных успехов даёт нам силы и заряд бодрости.

10. Получайте удовольствие!

Это самое главное, потому что энергия — наше всё. Вы же сами знаете, в каком состоянии и настроении вам лучше всего работается. Поэтому, если дела не идут, пора сделать что-то приятное для себя, подзарядиться, создать новый пик продуктивности и завершить дело в лучшем состоянии.

Надеюсь, что идеи по организации времени c учётом личностных особенностей помогут вам работать и жить с удовольствием.

Источник: https://lifehacker.ru/organizacija-vremeni/

Моя психология
Добавить комментарий